Zarządzanie dokumentami

Moduł KSP Zarządzanie dokumentami wspiera proces tworzenia, edytowania i przechowywania dokumentów tworzonych w postaci elektronicznej. W systemie gromadzone mogą być dowolne dane: tekstowe, graficzne, muzyczne, zeskanowane dokumenty papierowe, itp. Organizacja dokumentów ułatwia odnalezienie odpowiednich dokumentów, kontroluje dostęp i współużytkowanie. Wszystkie dokumenty składowane są w centralnym miejscu a tylko w momencie edycji lub drukowania danego dokumentu potrzebne pliki zostają pobrane tymczasowo na dysk lokalny. Tworzenie nowych dokumentów może odbywać się na bazie predefiniowanych szablonów co wprowadza standaryzację tworzonych dokumentów. W każdym momencie możliwe jest sprawdzenie które dokumenty i przez kogo są modyfikowane, ile dokumentów wymaga zatwierdzenia, ile i jakie dokumenty związane są z danym klientem.
 

W systemie przyjęto koncepcję, która pozwala użytkownikowi operować na dokumentach a nie na poszczególnych plikach. Umożliwia to użytkownikom mniej wprawnym zarządzać dokumentami bez obawy utraty danych lub opublikowania dokumentów nieaktualnych.

Dokumenty i kartoteki, w których znajdują się dokumenty mogą zostać określone jako poufne. Umożliwia to przechowywanie w systemie dokumentów jawnych, a także poufnych, do których dostęp mają tylko wybrani użytkownicy.
 

Integracja z systemem KSP CRM umożliwia łatwe kojarzenie dokumentów z konkretnym klientem lub sprawą.

KORZYŚCI

Uporządkowane zarządzanie dokumentami.

Przechowywanie wszystkich dokumentów kancelarii w centralnej bazie danych umożliwia łatwy i szybki dostęp do dokumentów stworzonych przez różne osoby. Cały proces pracy z dokumentami, od utworzenia, przez podgląd, modyfikację i wydruk za pomocą zewnętrznych aplikacji może odbywać się z poziomu systemu KSP Zarządzanie dokumentami.

Aktualne dokumenty.

Zarządzanie wersjami zapewnia pracę z aktualnymi dokumentami. Pozwala to zagwarantować, że dokumenty nie zostaną pomyłkowo zmodyfikowane i w złym kształcie dostarczone klientowi. Dokumenty nie ukończone są odpowiednio zaznaczone, co umożliwia publikowanie dokumentów jedynie sprawdzonych i zaakceptowanych przez przełożonego.

Poprawienie relacji z klientami.

Integracja z systemem KSP CRM umożliwia łatwy dostęp do dokumentów skojarzonych z danym klientem. Osoba obsługująca klienta przez telefon może z poziomu systemu CRM podejrzeć wszystkie potrzebne dokumenty.

Bezpieczeństwo.

Uprawnienia do poszczególnych akcji oraz możliwość określenia poufności kartotek i dokumentów pozwalają przechowywać w systemie dokumenty o różnym charakterze bez obawy, że dostępne będą dla osób nieuprawnionych. Centralne składowanie dokumentów sprawia, że nawet dostęp do lokalnego komputera przez osobę nieuprawnioną nie rodzi niebezpieczeństwa utraty poufnych danych. Kontrola współużytkowania.Edytowany dokument jest zablokowany do edycji dla innych użytkowników. Pozwala to na kontrolę wprowadzanych do dokumentu modyfikacji i zabezpiecza przed nieświadomą utratą wprowadzonych do dokumentu zmian.

Uproszczenie procesu archiwizacji dokumentów.

Centralne przechowywanie wszystkich dokumentów sprawia, że archiwizacja danych jest prosta i skuteczna. Awaria pojedynczego stanowiska pracy nie grozi utratą dokumentów.

 

FUNKCJONALNOŚĆ